La cruda verdad de realizar un gran evento presencial que nadie te ha contado

Por: Irene Morillo

¿Para qué me metí en esto? 

Es algo que me he preguntado más de una vez cuando me veo en medio de la presión que significa crear, comercializar y ejecutar un gran evento. 

Pues la verdad es que todo el mundo aplaude cuando ve el salón lleno, las experiencias de marca  y las fotos espectaculares en redes sociales.

Pero casi nadie habla del sudor frío que te corre por la espalda cuando te toca firmar el contrato y das el avance para reservar el hotel meses antes de vender la primera boleta.

Mucha gente, atraída por la visibilidad y los reflectores,  se acerca dejándote saber que le gustaría participar de la tarima, pero no dice (y ni siquiera le pasa por la mente pregunta) cómo puede colaborar en una puesta en escena que conlleva millones de inversión y esfuerzo titánico. 

Todo esto viene a mi mente mientras estoy en pleno proceso de creación de la tercera edición  de Liderazgo Femenino 2027, pues te confieso que el trabajazo que hay detrás de un evento de esta magnitud es brutal.

No es solo elegir un tema atractivo. 

Es crear toda una experiencia educativa que sume a la audiencia, generar experiencias de marca que la gente pueda disfrutar, montar plataformas de información y de pago, lidiar con la logística, y sobre todo, asumir un riesgo financiero gigante con la fe puesta en tu visión.

A esto súmale la tarea titánica de tocar puertas para buscar patrocinios en un mercado que está saturadísimo. 

Las marcas reciben cientos de propuestas de gente que quieren que le patrocinen hasta un bautizo de muñeca, sumando tareas a los gestores ,al punto que muchos ni responden las solicitudes si no vienen de persona saque ya conocen. 

Esto, sumado al hecho de que la ejecución de algunos productos y su falta de cumplimiento han perjudicado al mercado, por si no tiene una credibilidad construida resulta más difícil que las marcas confíen. 

Y luego está el reto de atraer a conferencistas de alto nivel y a un público que ya no se conforma con cualquier cosa. 

Además, debes generar atención y deseo para que las personas quieran asistir.

5 Aprendizajes sobre la realización de eventos presenciales

Luego de más de 20 años en el diseño, gestión y montaje de eventos propios, como de mis clientes, a continuación te comparto los  los 5 aprendizajes principales que he obtenido:

1. Debes diferenciarte y hacer ver por qué tu evento sí merece la pena. Para que las personas dediquen tiempo, inviertan su dinero y asistan a un evento, debes haber posicionado previamente dicho evento y el beneficio que obtendrán al asistir al mismo.
   
   Por tanto, debes dejar muy claro cual es la transformación se van a llevar y por qué tu espacio es el único lugar donde pueden conseguirla.
2. Para conseguir patrocinios, debes tener una oferta que maximice la inversión. He estado del otro lado tomando decisiones, y me he preguntado, ¿me conviene estar en este evento al que irán 250 personas o destinar ese presupuesto directamente a publicidad? 
   
   Eso me ha permitido hacer ingeniería inversa y crear ofertas donde las marcas ganen antes, durante y después. 

Si quieres sumar marcas de peso, tu propuesta tiene que garantizarles visibilidad multiplataforma y un relacionamiento de élite que les acelere cierres de negocios.

 Tienes que ser rentable para ellos desde que anuncias la fecha hasta mucho después de que se apagan las luces.

3. Los conferencistas también son un cliente. Un error muy común es creer que le haces un favor a un experto por subirlo a tu tarima.

El speaker debe recibir valor, ser tratado de manera impecable y, sobre todo, participar en tu evento debe elevar su reputación y autoridad.

4. Para causar impacto, diseña una experiencia de principio a fin. Como siempre digo, un evento es mucho más que quipes, pastelitos y un backpanel para fotos.
   
   La gente está súper selectiva con lo que consume.
   
   Para ser memorable, tienes que diseñar intencionalmente cada detalle. Piensa exactamente qué quieres que sienta cada asistente desde que cruza la puerta hasta que se va. Nada puede quedar al azar.
5. Despierta interés documentando el proceso. Para llenar a capacidad, tienes que llevar a tu audiencia contigo en el viaje. 

Mostrar el sudor detrás de cámara, las reuniones de madrugada y el propósito real del proyecto genera una anticipación genuina. 

Logras que compren sin sentir que les estás vendiendo.

Esta tercera edición de Liderazgo Femenino me tiene con la adrenalina a tope, pero tengo clarísimo el impacto de conectar cara a cara a más de 250 tomadoras de decisiones y ejecutivas de alto nivel.

Este año venimos con el tema Mujer Visionar-IA y vamos a desmenuzar cómo usar la inteligencia artificial en los negocios y las marcas, guiadas por expertos de primer nivel. 

Como siempre, el networking estratégico y pasarla bien son innegociables. Pues aprender y hacer negocios no tiene por qué ser aburrido.

Si eres dueña de negocio o ejecutiva y quieres empujar tu crecimiento, dominar nuevas tecnologías y rodearte de mujeres que están en tu misma sintonía, debes estar ahí. 

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