Por qué necesitas un asistente virtual y cómo sacarle mayor provecho

Cuando leí el libro La semana laborar de 4 horas de Tim Ferris, quien dedicó todo un capítulo a explicar la importancia de tener un asistente virtual, supe que había tomado la decisión correcta.

En ese momento, ya utilizaba los servicios de asistentes virtuales hacía poco más de un año.

Esta práctica me ha dado excelentes resultados, y sé que también puede ser muy útil para ti, sin importar si has usado este tipo de servicios o no.

Es por esto que quise compartir contigo los beneficios y cómo aprovecharlos mejor.

1. QUÉ ES UN ASISTENTE VIRTUAL

Un asistente virtual es una persona que ofrece sus servicios de forma remota o virtual como contratista independiente a distintos clientes de cualquier parte del mundo.

Su trabajo puede ser llevado a cabo desde cualquier lugar de forma remota, y normalmente suele hacerse desde casa.

Los Asistentes Virtuales o VAs por sus siglas en ingles (Virtual Assistant), suelen cobrar por horas trabajadas, por proyectos terminados e incluso otros establecen una determinada tarifa mensual por ciertos paquetes de servicios.

2. CUÁLES SERVICIOS OFRECE UN ASISTENTE VIRTUAL

Con el auge de los negocios online, lo que comenzó siendo una especie de asistente administrativa o secretaria remota, se ha convertido en una profesión que cada vez cuenta con más áreas de especialización.

Esto se debe a que hay un creciente nivel de competencia en esta área de trabajo, la que ha impulsado la diferenciación.

A continuación te menciono algunos de los servicios para los cuales puedes contratar un VA:

• Gestión de redes sociales
• Creación de artículos para blogs o newsletters
• Soporte para sitios web
• Búsqueda de clientes potenciales (lead generation)
• Email marketing
• Diseño gráfico
• Gestión de anuncios (tales como Facebook, e Instagram)
• Creación de landing pages
• Telemarketing
• Soporte servicio al cliente
• Gestión de CRM
• Automatizaciones
• Investigación de temas particulares
• Coordinación de viajes, reservas, etc.
• Transcripciones
• Traducciones
• Organización de eventos
• Manejo de entrada de datos (Data entry)
• Recepción de llamadas
• Soporte en área contable
• Muchísimo más…

3. POR QUÉ NECESITAS TENER UN ASISTENTE VIRTUAL

Según Ferrys, deberías contratar un VA por el solo hecho de aprender a delegar, liberar tiempo y convertirte el jefe de alguien.

• Desde mi punto de vista, contratar un asistente virtual te permite ser más productivo y delegar esas labores rutinarias que te impiden escalar tu negocio y enfocarte en lo más importante.

  Éstas 👇 son 5 razones por las que necesitas contratar un VA:

  1️⃣ Te impulsa a crear procesos y estandarizar, algo que muchos dueños de negocio posponen indefinidamente, y que luego de haber sido establecido ahorra tiempo y optimiza tu negocio.

  2️⃣ Te entrena para establecer metas, medir resultados y establecer una comunicación clara y directa, lo cual tiene un efecto positivo a largo plazo en tu negocio.

  3️⃣ Te permite optimizar, organizar y manejar mejor tu tiempo, dedicándote a la parte estratégica de tu negocio, mientras tu VA puede dedicarse a las labores operativas y rutinarias de tu negocio.

  

• 4️⃣ Aumenta tu productividad, pues a diferencia de un colaborador a tiempo completo, un asistente virtual apoyará tu negocio el tiempo que haya sido acordado, obligándole a enfocarse en resultados y aprovechar su tiempo.

  5️⃣Te ayuda a reducir costos, contrario a lo que se podría pensar. Pues un colaborador remoto se maneja con sus propios recursos y equipos.

  4. CÓMO SACAR MEJOR PROVECHO DE LOS SERVICIOS DE UN ASISTENTE VIRTUAL

  Llevo un poco más de dos años utilizando los servicios de asistentes virtuales para múltiples tareas. Éstas son mis recomendaciones para sacarle el mayor provecho posible:

  🔸 Contrata a través de una agencia. Esto representa múltiples ventajas, desde tener el aval de una empresa responsable, en lugar de contratar a alguien de manera particular, hasta tener un reemplazo en tiempo récord si la persona asignada no cumple con tus expectativas, se enferma o se ausenta.

  🔸Firma un acuerdo de trabajo y de confidencialidad. De este modo dejas establecidos los deberes y derechos de cada parte y proteges tu información

  

• 🔸 Haz una prueba por un tiempo determinado. Trabajar con alguien conlleva muchos temas. Desde la ética de trabajo hasta la energía de la persona.

  Por tanto, antes de comprometerte a largo plazo, establece un tiempo en el que puedas probar, medir y hacer ajustes.

  🔸 Crea procesos y establece claramente tus expectativas. Aplica para cualquier colaborador, pero en el caso de un asistente virtual, tener muy claramente establecidas las tareas, los procesos y las expectativas es vital.

  Cuando se trate de un proyecto importante, o de la incorporación de algo nuevo, te sugiero tener una reunión y discutir los detalles, para asegurar que estén en la misma página.

  🔸 Establece un tiempo máximo para ciertas tareas. En una ocasión me pasó que solicité un levantamiento de información sobre un cliente potencial, y esto le llevo a mi VA una cantidad de horas que consumió gran parte de mi presupuesto. Al final, no fue rentable esa gestión.

  Por lo cual, a partir de esa experiencia, para este tipo de casos dejo muy claro que me deje saber los progresos, y si al cabo de cierta cantidad de horas no ha avanzado, detenga esta acción.

  🔸Solicita reportes periódicos. Coloco los formatos de reportes que mi VA debe ir actualizando carpetas en un drive que han sido creadas por mí. De ese modo me queda la información aunque la persona ya no esté trabajando conmigo.

  🎯 Algo que me ha funcionado muy bien es solicitar un reporte resumen diario, en el cual en un par de párrafos resume las acciones realizadas cada día.

  5. CÓMO CONTRATAR UN ASISTENTE VIRTUAL

  Algunos asistentes virtuales ofrecen servicios en plataformas de utilizadas tales como Fiverr, Freelancers, Upwork, entre otras.

  También existen agencias como Asistentes Virtuales Top, que tienen gran reputación y largo tiempo en el mercado, a las que puedes acudir para contar con el respaldo de una empresa formal.

  ¿Has utilizado los servicios de un asistente virtual? ¿Este artículo te ha animado a hacerlo? Te leo en los comentarios 👇